営業の属人化とはどのような状態なのか？
営業の属人化を解消するための対策を知りたい
営業の属人化とは、業務内容の詳細が担当者にしかわからず、どんな仕事をどんな状況で行っているか周囲の人が把握していない状態のことを指します。
チーム全体の成績が低迷している場合、営業活動が属人化している可能性が考えられます。効果的な営業戦略を展開するためには、メンバー全員が情報を共有しやすい仕組みが必要です。
本記事では、営業の属人化を解消する6つの対策方法を解説していきます。
なお、営業の属人化の解消方法の1つとして営業ツールの導入が挙げられます。営業の仕事を全方位的に網羅している「Sales Platform」なら、営業部門の細々した作業をすべて自動化して圧縮できます。
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この記事の要約・まとめ
Q 営業の仕事はなぜ属人化しやすい？
A 営業の仕事が属人化しやすい理由は以下の6つが考えられます。
従来の営業部門のやり方では、営業担当同士で協力するようにできていません。他の人よりも成績が良ければ自分の評価につながりますが、協力したことで成績が上がるという認識がないためです。
各項目について詳しく知りたい方は「営業が属人化する6つの原因」をご覧ください。
Q 営業の属人化を解消する方法は？
A 属人化している状況を打破するには以下の方法を試してみてください。
- マニュアルを作成して業務の標準化を図る
- 情報共有する環境を作ってチームワークを強化する
- 評価制度を見直してチームで助け合う姿勢を促す
- 責任者を決定したうえで業務を分散する
- 業務をシンプルな仕組みにする
- 営業プロセスの可視化と共有をする
以上の方法を試して仕事が属人化している状況を変えられれば、担当者がいなくてもお客様に変わらないサービスを提供できます。
なお、属人化を解消できたら一部の業務を外注化するのもいいでしょう。
依頼先を検討するのも手間だと思う方は「営業代行比較ナビ」に相談すれば、営業代行の分野に精通しているプロがいるので、貴社にぴったりな代行会社を提案してもらえます。
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営業の属人化とは業務やノウハウが個人に依存している状態
営業の属人化とは、営業活動が個人に依存しており、どのような業務・対応をしているのか不透明な状態を指します。
株式会社コミクス「営業マン成果の属人化」に関する実態調査によると、リモート営業化が進み、営業マンの属人化を実感している人の割合は約75%でした。
営業が属人化していると、チーム内で営業成績にバラつきが発生します。成功や課題の要因が共有されないままでは、営業チーム全体として成長が伸び悩むでしょう。
もしも営業成績の良いスタッフが退職した際、十分な引き継ぎがなければ対応に追われるメンバーにとっても負担になります。
ネガティブな状態では、営業メンバーのモチベーションに影響を及ぼすかもしれません。そもそも営業を属人化させないためにも、原因を探す必要があります。
営業が属人化する6つの原因
営業活動がなぜ属人化してしまうのか、主な原因は以下の6つです。
なお、早く解決策を知りたい方は、営業の属人化を解消する6つの方法をご覧ください。
個人で完結する業務が多い
営業の仕事は、他者と共有しなくても個人で完結しやすい点が特徴です。
営業担当者は、以下の業務を一人で行うケースがあります。
- 顧客への最初のアプローチ
- クロージング
- 成約後のフォロー
他のメンバーが一連のプロセスに関わらないため、案件の進捗や具体的な日々のアクションが外から見えにくいです。
営業が業務について他人に説明するのは、何かトラブルが起きた時だけという企業もあるでしょう。
売上数字や責任も一人で抱え込む環境では、他のメンバーと関わる必要性を感じにくいかもしれません。一人のほうが、スピード感を持って動けると考えるのは自然です。
メンバー間の情報共有ができていない
属人化を防ぐにはメンバー間の情報共有が必要ですが、顧客情報や案件の進捗など詳細なデータを一括管理できる環境が整っていないと、実現は難しいです。
情報共有するよう呼びかけても、忙しい営業メンバーにとって共有時間を割けない場合も多いでしょう。本来の業務に支障をきたすと、現場の負担が増えるだけかもしれません。
さらに営業にはマニュアルがない場合も多いです。営業のスキルアップは個々のメンバーに任され、現場で顧客と接しながらノウハウを身に付けるよう奨励している企業もあります。
各個人が独自のやり方を身に付けてしまうと、あとからノウハウを共有するのが大変です。
膨大な業務に追われて余裕がない
営業メンバーは多忙なため、顧客対応以外の時間をなかなか確保できません。
密に情報を共有しながら他のメンバーとの協力するのは容易ではないでしょう。営業業務は常に顧客が中心です。
顧客の都合に合わせたスケジュール変更も日常茶飯事で、他の業務を後回しにする場面もあります。自分一人のスケジュールなら調整も可能ですが、他のメンバーと連携を取りながら動くのは困難です。
さらに営業メンバーは、常に目の前の売上数字を追いかけています。思うように売上が上がらないときは、ギャップ分だけアプローチ数を増やさなければなりません。
自身の目標達成が第一に優先されるため、チーム全体を見渡す余裕を持てていないケースもあります。
属人化を防止するための仕組みや対策がない
現場のメンバー自身が、属人化した状態が当たり前と捉えている点も問題です。個人での営業活動に慣れ親しんだメンバーに、新しい体制を受け入れてもらうのは簡単ではありません。放置すると、属人化防止のための仕組みも現場に根付きません。
営業は多忙で、売上目標の大きなプレッシャーがかかる仕事です。一方で売上目標さえ達成できれば、自分のペースで自由に業務を進められる魅力もあります。
属人化を防ぐために業務上の連携が必要となると、自分の好きなように動けず不自由さを感じるメンバーもいるでしょう。属人化防止の仕組みや対策は、不満を持つメンバーから反発が起りやすくなります。
自分の地位や立場を守りたい
属人化が解消されれば、自身の優位性が失われると感じる営業メンバーもいます。特に営業成績が上位のメンバーは、現状維持のほうが自分の地位や立場を守れると考えるでしょう。
長年多くの企業では、メンバー同士はチームの仲間というよりも競争相手でした。そのため毎月の売上数字を競い、他人より少しでも上を目指すマインドが染みついている社員もいます。
社員にとって獲得した顧客情報や営業ノウハウは自分の武器であり、他人に共有するのはリスクでしかありません。
しかし、今は営業ノウハウを共有してチームで売り上げアップを目指す時代です。ノウハウを共有するメリットを詳しく知りたい方は、以下の記事に目を通してみてください。
ミスを知られて評価を下げたくない
ノウハウだけでなく、自身のミスを周りに知られたくないと考える営業メンバーもいます。
ミスや問題のある手法が発覚するのを恐れる気持ちも、属人化解消の障害です。成約に至るまでの営業プロセスがブラックボックスになり、成果だけが目に見える企業も多いでしょう。
売上さえあれば些細なミスが発覚しない可能性も高いので、営業成績の良いメンバーにとっては働きやすい環境だといえます。
属人化の解消でミスや問題点まで共有されてしまうと、成績は良くても評価が下がる可能性が高いです。
自分の評価が下がると考えたとき、多くのメンバーが属人化解消に尻込みするのは無理もありません。
営業の属人化による5つのリスク
営業の属人化によって引き起こされるリスクは、以下の5つです。
管理者が全体の状況を把握しにくくなる
営業が属人化してしまうと、管理者によるチーム全体の状況把握が難しくなります。営業活動が特定の個人に依存した場合、営業戦略など必要な情報が管理者に共有されません。
管理者がチームの全体像を把握しにくくなった結果、リソースの配分やトラブル時の対応への最適な判断が難しくなるでしょう。
営業の属人化が引き起こす管理上の問題は、組織全体のパフォーマンスに影響を及ぼすため、情報共有の仕組みの強化が必要です。
情報共有の仕組みを整えるためには、まず組織の営業体制を整える必要があります。営業体制が何かわからない方は、以下の記事を読んでみてください。
チームワークが低下する
営業の属人化はチームワークを低下させ、メンバーのモチベーションや生産性に影響を及ぼします。必要な情報がメンバー内で共有されず、チームメンバー同士での協力ができないからです。
結果的に、業務が個人に依存するとチームの一体感や目標達成への意欲が失われます。
例えばA案件に対する重要な情報を独占していたメンバーが急に欠勤した場合、情報を共有できていない他のメンバーは対応ができません。
対応が出来なければ顧客満足度が低下し、売上も減少してしまいます。
営業の属人化によってチームワークの低下を引き起こさないためにも、情報共有の促進やチームビルディングの取り組みが必要です。
新人の成長する機会が失われる
営業活動が特定の個人に依存した場合、新入社員や経験の浅い社員は必要な知識やスキルを学ぶ機会が限られます。経験豊富な営業担当者が情報を他のメンバーと共有しないため、新人が実戦で学ぶチャンスが少なくなるからです。
成長の機会を失った新人が顧客との商談でうまく対応できなければ、自身の評価だけでなく組織全体のの成果にも影響を及ぼすでしょう。
営業の属人化が新人の成長機会を妨げないためにも、属人化を解消し、全員が学び成長できる環境を整えるべきです。
もし、経験の浅い社員が学べる環境を作る必要性を感じているなら、以下の事例を参考にして自社の営業方法を見直してみましょう。
課題：新規開拓営業に人手を割けなかった
成果：Sales Platform導入後数ヶ月で新規契約2件獲得、売上1,000万円を計上見込
「電話営業の段階で、効果的なトーククスリプトによって、商品のメリットがしっかり伝わり、セールスが進んでいます。そのため私がゼロから説明する必要がないのです。」
参照：Sales Platform
売上が一部の担当者に依存する
営業チームが少数のトップセールスに頼りすぎると、会社の安定と成長に悪影響を与えかねません。
例えば営業部門でトップセールスの担当者が転職を決意した場合、顧客への対応や新しい営業戦略の策定が急務となります。
しかし他のメンバーが顧客に関する知識や経験をほとんど持っていない場合、顧客満足度が低下し売上の大幅な減少は避けられません。
また特定の営業担当者に売上が集中している場合、他のメンバーのモチベーションを低下させる可能性もあるでしょう。
売上を特定の人に頼るのではなく、全メンバーのスキルを高めて会社を成長させる必要があります。
顧客に対して一貫したアプローチができない
営業の属人化は、顧客への一貫したアプローチが難しくなります。
情報がチーム内で共有されなければ、同一顧客への対応が一貫できず、顧客の印象を悪化させる恐れがあるからです。
例えばA社に対し、一人のメンバーはサービスの良さを前面に出した提案をしたとします。一方別のメンバーは短期的な売上を重視し、割引を多用した積極的な価格競争に出ました。
双方の提案が食い違っている状況は、クライアントが不信感を抱きます。結果、提案の一貫性が欠け、A社からの信頼を損なう可能性があります。
顧客満足度の低下を防ぐためにも、顧客情報の共有化や営業戦略の標準化は進めるべきです。
ちなみに、常に顧客に対して効果的なアプローチをしたいなら、専用ツールを使って顧客管理をすることをおすすめします。「Sales Platform」なら顧客の状況まで管理できて、適切なタイミングでアプローチできます。
具体的なサービス内容は資料に詳しく記載しておりますので、まずは取り寄せてみましょう。
営業成績を上げるために属人化を解消する方法6選
営業の属人化を解消する具体的な方法は、以下の6つです。
マニュアルを作成して業務の標準化を図る
属人化を防ぐ仕組みには、営業活動のマニュアルが必要です。
まずは営業メンバーがそれぞれ独自のやり方で進めている状況を、マニュアルによって一変させなくてはなりません。
マニュアルは、誰が見てもわかりやすく作成しましょう。多忙な営業メンバーの間に浸透させるためにはわかりやすさが必要不可欠です。
マニュアルに記載する項目例は、以下を参考にしてみてください。
- 営業マナー
- 顧客の管理方法
- 商談時の会話術
- 商品のアプローチ方法
- クレーム・トラブル例と対応方法など
良い方法を積極的に取り入れ、チーム全体の営業力を底上げできるマニュアルに仕上げましょう。
なお、トークスクリプトを作るだけも営業効率がグンと上がるため、マニュアル作成と併せて取り組むことをおすすめします。トークスクリプトの作成方法は以下の記事で解説していますので、参考にしてみてください。
情報共有する環境を作ってチームワークを強化する
属人化を解消するには、日々の業務のなかで自然と情報共有できる環境作りも大切です。現場のメンバーに負担をかけるのではなく、トップが主導して環境を整えるようにしましょう。
具体的には、共有する内容や方法を決めておくのがおすすめです。また定期的に情報共有するためのミーティングを設ける必要もあります。
顔を合わせてお互いの課題に一緒に頭を悩ませたり、顧客の反応が良かったトークを共有したりする場は大切です。
成績上位のメンバーも下位のメンバーも、皆が一丸となってチームとして成果を上げる意識作りが大切です。
営業部門の情報を共有するなら、営業ツールの活用がおすすめです。とくに営業部門の仕事をリスト作成から商談まで自動化できる「Sales Platform」を導入すれば、Excelを共有して進捗管理をするより効率的かつ安全です。
営業部門全体で情報共有する仕組みを作りつつ売り上げアップも目指したいなら、以下の資料を取り寄せてみてください。
評価制度を見直してチームで助け合う姿勢を促す
メンバーの意識改革のためには、評価制度を見直す必要があります。
従来、営業の仕事は売上数字だけで評価されるのが一般的でした。売上が良ければ多少のミスがある、協調性がないなども大目に見られてきたケースもあります。成果主義の風潮が現場に根付いていると、チームのために情報共有する意欲は湧きづらいです。
チームの空気を一変させるためには、自身の売上だけでなくチーム全体の売上への貢献度を正しく評価することが大切です。
情報共有や、チームで成果を上げるための仕組み作りなど制度を見直しましょう。
特にマネジメント層は、チームとして成果を上げる必要があります。チーム全体での収益に応じて、インセンティブを与えるなどもひとつの方法です。
責任者を決定したうえで業務を分散する
ひとつの業務に何人ものメンバーが関わるような組織体制に整えれば属人化を防げます。
1人がプロセスのすべてを抱え込むやり方を見直し、新しい体制を作りましょう。理想は担当者が不在や退職する場合でも、他のメンバーがスムーズに業務を引き継げる組織です。
日頃から複数人で業務にあたれば、営業活動のブラックボックス化を防止できます。各業務の責任者を指名したうえで、成約に至るまでの営業プロセスを分解し、分担するシステムを導入しましょう。
今まで個人が好きなように動いていた分、初めは連携をとるのが難しいかもしれません。しかし徐々に助け合いに慣れれば、チームで成果を上げる喜びを感じられるはずです。
業務をシンプルな仕組みにする
営業の業務をできる限りシンプルにする工夫も必要です。
ベテランから新人まで、同じように業務を行うためには、マニュアルを見ただけで理解できるくらいシンプルにしなくてはなりません。
業務が複雑だと「これはベテランにしかできないから」「これは担当者でないとわからないから」と限られたメンバーで抱え込み、結果として属人化が進みます。
対策としては、トップが主導して業務の見直しをする必要があります。
営業プロセスの可視化と共有をする
属人化解消のためには各案件の営業プロセスを可視化し、チーム全体で共有する意識が大切です。
各営業メンバーは自身のミスを知られたくないため、案件の進捗や成約に至るまでの過程を隠す傾向にあります。
課題の早期発見のためにも、ミーティングをこまめに設定したり、進捗を随時共有したりするシステムが必要です。
メンバーの協力を仰ぐためには、何のためにプロセスの可視化と共有が必要か理解してもらわなくてはなりません。
個人の落ち度を責めるためではなく、改善点を全員で話し合い、担当営業が確実に成約を獲得できるようサポートするためだと説明しましょう。
現在は便利な営業ツールによって、誰でも複雑な分析が可能になり、すべての顧客情報が可視化されるようになりました。
「Sales Platform」なら顧客や商談の情報管理・アプローチの効果分析など、すべてのデータが可視化されてチーム全体で共有できます。
営業部門の業務を効率化したい方はぜひ検討してみてください。
営業の属人化を解消するおすすめツール3選
営業の属人化を解消するツールは、以下の3個がおすすめです。
| 営業ツール | 特徴 |
|---|---|
| Sales Platform | ・営業支援ツールと営業代行スタッフがセットになったサービス ・リスト作成、アプローチ、マーケティング、分析まで営業活動のすべてを支援 |
| Sales Crowd | ・国内最大級の企業データベース ・MA・SFA・CRMオールインワンの営業ツール ・ワンクリックで電話やメールを送信可能 |
| URIKATA | ・AIによる営業力の分析とフィードバック ・営業に必要な能力を細分化してトレーニングできる |
営業活動に必要な機能が揃ったものがほしいなら「Sales Platform」など、ツールごとに特徴や強みがあります。
自社の目的に合った営業ツールを導入すれば、業務の効率化が期待でき、営業の属人化の解消にもつながるでしょう。
なお営業ツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。
まとめ｜営業の属人化解消にはツール導入がおすすめ
営業部全体の成績が伸び悩んでいるのであれば、営業の属人化が原因かもしれません。
営業の属人化解消を進めるには、全員にメリットがある点を伝えて理解を得ながら、現場の負担を最小限に抑える必要があります。
本記事で解説した属人化の原因と解消法を読み返して、自社の現状を確認しましょう。
解決策のひとつとして、あらゆる作業を自動化してくれる営業ツールの導入がおすすめです。
「Sales Platform」なら顧客や商談の情報管理、アプローチの効果分析などを任せられ、すべてのデータが可視化されてチーム全体で共有できます。
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チームで合理的に営業活動を進める仕組み作りに、ぜひお役立てください。
営業の属人化に関するよくある質問
- 営業の属人化を解消した企業の成功事例はありますか？
-
個人の力量に頼る営業スタイルから脱した有限会社マインズプランニング様の事例を紹介します。
課題：個人の人脈やスキルに大きく依存するビジネスモデル
成果：Sales Platformによって新しい仕組みを作り、事業スピードの大幅向上に成功
「電話営業の段階で、効果的なトーククスリプトによって、商品のメリットがしっかり伝わり、セールスが進んでいます。そのため私がゼロから説明する必要がないのです。」
参照：Sales Platform営業の属人化を解消するために活用した「Sales Platform」というサービスについて詳しく知りたい方は、以下のページもご覧ください。
- 営業の属人化対策としてトップがすべきことは？
-
営業の属人化を解消するには、トップの正しいマネジメントも必要です。
従来のやり方を否定し、新しい組織体制や仕組みを作らなくてはなりません。
個々の営業メンバーに責任を投げてしまうと、自分の自由に動ける楽なスタイルに流れていき、属人化解消の取り組みも形だけになってしまいます。
まずは中長期的な改革プロジェクトを打ち出し、トップが率先して取り組む姿勢を見せるのがおすすめです。
営業部隊を新しく立て直す労力を割けないなら、いっそ営業代行に依頼するのもありでしょう。
営業代行の依頼先は「営業代行比較ナビ」に相談すれば手間をかけずに良いところが見つかりますので、お気軽にご相談ください。
- 営業の属人化を解消する効果的な研修やトレーニングは？
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営業の営業の属人化を解消するためには、以下のような研修やトレーニングが効果的です。
- 情報共有の重要性と方法に焦点を当てたワークショップ
- プロセスの標準化方法を学ぶトレーニング
- CRM（顧客関係管理）ツールの使用方法に関する研修
研修やトレーニングを通じて営業部門の属人化を解消し、チーム全体としての成長と成果を目指しましょう。
営業担当者個人のスキルアップを望むなら、以下の記事で具体的な方法を紹介しているため、目を通してみてください。
営業代行会社の比較や発注するなら…
営業力を身につけるスキルアップ法8選！成績向上に必要な能力で売上倍増 | 営業代行会社の比較や発注するな… 営業成績を上げるためにスキルアップしたいと考えていませんか？営業パーソンは今までのやり方に固執していると、だんだんと結果を出せなくなっていきます。本記事では、時…
