テレアポリストはどうやって作成すればいいの？
テレアポリストの効果的な運用方法を知りたい
本記事をご覧になっているあなたは、テレアポリストを使って効果的な架電を実現したいと考えているのではないでしょうか。
結論、テレアポリストは内製化できますが、社内リソースをコア業務に投入したいとお考えなら外注化がおすすめです。
「Sales Platform」は680万件を超えるデータベースがあるので、自社のターゲットとなる企業を瞬時に出力できます。単なる見込みリストの一覧ではなく、会社規模や資本金などでフィルターをかけることも可能です。
Sales Platformを活用して自社のリソースをコア業務に集中させ、競合他社に差をつけましょう。
なおテレアポリストを内製化したい場合は「テレアポリストの情報を入手する5つの方法」も参考にしてみてください。
使い勝手の良いテレアポリスト作成のポイント2つ
使いやすく成果があげられるテレアポリストを作る方法は、以下の2つです。
テレアポリストは「作って終わり」ではありません。調査結果や架電した際の反応を都度記入し、情報を更新する必要があります。そのため編集しやすいフォーマットを使うことがポイントです。
エクセルやスプレッドシートを活用する
テレアポリストを作る際は、エクセルやスプレッドシートなど表計算ソフトをベースにしましょう。表計算ソフトに慣れ親しんだバックオフィス経験者をテレアポリスト作成の担当者に任命すれば、作成時のストレスや、操作を覚える時間を削減できます。
ファイルの新規作成で「白紙のブック」から作成してもよいですし、officeのテンプレートを用いるのも一案です。必要な項目を追加して使いやすいようカスタマイズしていきます。
またGoogleスプレッドシートも、以下の点でおすすめです。
- リストが共有できる
- 最新情報が常に表示される
- Web上に保存されるのでどこにいても閲覧できる
とはいえテレアポリストをゼロから作る場合、膨大な時間がかかるケースが多いです。現場の声を反映するたびに修正が発生し、運用後も定期的にメンテナンスしなければなりません。
社内でリソースを確保できない場合は、外注するのも1つの方法です。
フォーマットをダウンロードする
表計算ソフトに詳しいスタッフがいない、時間と手間をかけずにリストを手に入れたい場合には、テレアポリストに適したフォーマットをWeb上からダウンロードするのもおすすめです。
以下のようにさまざまな特徴があるので、運用後の使用感を明確にイメージして選定するとよいでしょう。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| 無料版 | ・手早く簡単に用意できる ・カスタマイズできる |
| 有料版 | ・フィルター機能がある ・検索機能がある |
テレアポリストが重要な2つの理由
効率的な営業活動を実現するには、テレアポリストが必須です。とはいえテレアポリストがあると、具体的にどのようなメリットが得られるのか気になりますよね。
以下ではテレアポリストが必要な2つの理由を解説します。
効率的に顧客を獲得できる
精度の高いテレアポリストがあれば、空振りコールを減らせます。電話1件あたりに要する時間は数分程度かもしれません。しかし時間がかかるほど人件費がかさみ、空振りコールがつづけば担当者のメンタルにも悪影響を及ぼします。
その点、質の高いテレアポリストが手元にあれば、時間とコストの浪費を抑えつつ的確に見込み客へのアプローチが可能です。
ただし企業名と電話番号が並んでいるだけのリストでは、営業活動の効率化にはつながりません。ターゲットの業種や近年の業績状況など、生きた情報が網羅されているリスト作りが必要です。
アポイントの成功率が高まる
テレアポリストをもとにターゲットの付帯情報を知り、トークを組み立てれば成功率が格段に高まります。ポイントを押さえたテレアポリストが手元にあれば、成約率が3倍になるともいわれています。
企業が公式サイトやSNSで情報発信しているケースは珍しくありません。インターネットを使えば、さまざまな情報が手に入ります。
「御社の〇〇サービスと相性の良い商品についてのお話をしたい」「SNSではこのように発信されていましたが〇〇についてはいかがでしょう」などと話を展開すれば、無下にされることは減るはずです。
一方情報セキュリティを徹底しており、公式サイトやSNSアカウントをもたない中小企業の場合、相手企業の情報が得られないケースもあります。
相手企業の情報が得られない場合でも、企業名の正しい読み方などは調べておいて損はありません。社名を間違えるような営業担当者は信用されないため、徹底的に準備を進めておきましょう。
成果の出やすいテレアポリストの3つの特長
テレアポリストの作り方を工夫すれば、より営業効率を高めることができます。以下では成果の出やすいテレアポリストの特長を3つ紹介します。
ターゲットの基本情報が網羅されている
テレアポリストを作るうえで最低限必要な情報は、以下の3つです。
- 正確な企業名
- 電話番号・メールアドレス
- 所在地
電話番号やメールアドレスなどの連絡先が判明していたとしても、正確な企業名が不明確なままアクセスすれば顧客は不信感をいだきます。企業名や所在地だけでなく、以下の情報を把握してリストに記載しておけると良いでしょう。
- 業界／業種
- 企業規模
- 事業推移
- 従業員数／拠点数
- 担当部署／担当者氏名
- 公式サイトのURL
架電する前に上記の情報が揃っていれば、より確度の高いテレアポ業務ができます。
常に最新情報が記載されている
テレアポリストの情報が更新されていなければ、テレアポ業務に支障をきたします。場合によっては再調査が必要になるので、営業の効率化は叶いません。
テレアポリストを運用する際は、実施時期や結果を追記するなど、常にアップデートしておきましょう。
テレアポ結果の記載があれば、重複セールスも避けられます。重複セールスは、テレアポ担当者の労力が無駄になるばかりでなく「またこの会社からの電話だ」と顧客にマイナス印象を与えてしまう要因です。
複数回にわたり架電するにしても、実施時期の記載があれば「〇か月前にもお話したのですが、その後いかがでしょうか」などのトークのきっかけを作れます。
情報共有しやすい
テレアポリストは、情報共有のしやすさが肝心です。テレアポリストは個人で使用するものではありません。業務を共有せず「リストのここからここまでは自分の担当」といった具合に抱え込んでしまっては、作業効率が半減してしまいます。
その点クラウド管理できるツールであれば、外出先からも情報にアクセスできます。時間が空いた瞬間に営業をかけ、すぐに訪問するなどのスピーディな対応が可能です。
例えば商談直後に営業担当者がスマートフォンやタブレットから情報更新し、社内スタッフが必要な書類を整えておくといった連携プレイもできます。
営業活動を効率的にするためには、情報共有しやすい仕組みづくりがポイントです。営業セクション全体の動向が見渡せれば、テレアポ成果の分析やマネジメントにも役立てられます。
テレアポリストの情報を入手する5つの方法
テレアポリストを作成するには、以下の5つの方法がよく用いられます。適した方法を選択できると良いでしょう。
インターネットで検索する
インターネット検索を活用すれば、無料で多くの情報が得られます。「テレアポリストが少ないため、成約がもらえない」「営業担当者が待ちの姿勢になっている」と悩みがあるなら、以下の方法で情報を探してみてください。
それぞれの企業を深く調べようとすると膨大な時間を要するので、調査すべき項目や所要時間をあらかじめ決めておき、効率的にリサーチを進めましょう。
紙媒体の情報をリストアップする
インターネット検索は、今現在の情報を集めるのに向いていますが、過去をさかのぼって調べたいときや均質的な情報を得たいときには、紙媒体から情報を得る方法がおすすめです。
東洋経済新報社が発行する「会社四季報」は、投資家向けに企業情報が網羅されています。年4回、四半期ごとに発行されており、経済記者の視点も紹介されているので、営業用にリストアップする情報としてはぴったりです。
日本経済新聞などの業界新聞からも、企業情報を探せます。また国立国会図書館のサイトでは、分野ごとに業界新聞が紹介されています。一度、ターゲットとする業界に業界新聞や業界誌がないかチェックしてみてください。
セミナーやイベントに参加する
交流会や業界セミナーなどでの人脈作りもおすすめです。ただしいきなり商談に結び付けるのではなく、まずは「知り合いになる」「相手のニーズを知る」ことを目標としましょう。
営業担当者として会うよりも「以前〇〇でお会いした者です」と接点を明確にしたほうが、今後対応してもらえる確率が高くなります。
イベントに参加した際は積極的に名刺交換を行い、自社製品への関心や興味を示したテーマをメモしておくと、後々のテレアポリスト作成に役立ちます。
「商品やサービスの詳細が知りたい」という気持ちで名刺を置いていってくれているはずなので、テレアポリストよりも確度の高い「見込み客リスト」の作成に活かしても差し支えないでしょう。
また関連事業のイベントに出展したりセミナーを開催したりすると、人脈が広がり確度の高い情報が得られます。展示会で時間がなくても、後日ゆっくりと自社製品の魅力を伝えられるとよいですね。
テレアポリストを購入する
Web上にはテレアポリストを販売している情報会社が多数、存在します。有料のテレアポリストなら、正確かつ最新の情報が得られるうえ、重複ミスや記載漏れも少ないはずです。
テレアポリストの購入に対して「インターネット検索なら無料で情報が手に入るのに、わざわざコストをかけたくない」といった意見をもつ方もいるかもしれません。
しかし、自社スタッフが情報を調査し整理するだけの時間を買うと考えれば、決して高い買い物ではないでしょう。
定期的にテレアポリストを購入すれば、確度の高い情報がタイムレスで入手できます。情報の古さから起こるトラブルや成約率の低迷も防げるでしょう。
個人事業主のテレアポリストを購入する
情報会社によっては、個人事業主のリスト化を得意としています。自社の商品やサービスにマッチするターゲットに個人事業主があがるなら、個人事業主に特化したテレアポリストを購入するのもおすすめです。
規模の大きい法人よりも個人事業主のほうが、何らかの課題を抱えているケースがあります。また決裁権を持つ担当者とのコンタクトも容易なため、商談までの時間を短縮可能です。
電話帳の基本情報から、企業と個人事業主を見分けるのは困難なので、有料リストにコストをかける価値は十分にあります。
まとめ｜テレアポリストを使って効率的な営業をしよう
テレアポリストは、効果的な営業を支える土台となるため、常に最新の情報に更新しながら活用するのがおすすめです。
情報を収集する方法について再確認したい方は「テレアポリストの情報を入手する5つの方法」をご覧ください。
また社内にテレアポリストの作成のノウハウがない場合や、リソースが確保できない場合は「Sales Platform」の活用をご検討ください。限られたリソースをコア業務に集中させられます。
リスト作成からアプローチ結果の分析までワンストップで行えるほか、国内最大級の法人データベースで確度の高い営業リストの作成が可能です。
もし、よりコア業務にリソースを割きたいのであれば、テレアポ代行を使う手もあります。ぜひ以下の記事を参考にしてください。
テレアポリストを作成するときによくある質問
Q. テレアポリストが重要なのはなぜですか？
効率的に顧客を獲得でき、成功率も高まるからです。
更新していないテレアポリストしかない場合や、そもそもリストがない場合は無暗にセールスをかけることになるので、不要なコストが発生します。
一方で情報が常に更新されているリストがあれば、空振りを減らせるだけでなく、先方の情報を社内で共有できるので、より効果的なアプローチが可能です。
Q. テレアポリストは顧客獲得に重要なツールですか？
非常に重要です。
テレアポリストがあれば、成約率だけでなく資料送付の効率も高められるので、売上アップに加えてコストダウンも図れます。
また架電の結果をスタッフ全員で共有すれば、アポイント状況が把握できるので無駄な重複を防げます。
Q.テレアポリストを作る際のポイントはありますか？
完璧なリストを作ろうとして、工数をかけ過ぎないことです。
テレアポ作成にリソースをかけ過ぎるがあまりに、本来の業務がおろそかになっては本末転倒です。できるだけ手間がかからず、効率的な作成方法を検討しましょう。
