アポ取りのコツを知りたい
いつもアポ取りがうまくいかないのはなぜだろう
この記事に辿り着いたあなたは、アポ取りが上手くいかずに悩んでいるのではないでしょうか。
アポ取りは営業の大事なスタートラインなので、1件でも多く商談のチャンスを増やそうとする意気込みが大切です。
今回はメール・電話でアポイントを獲得するコツを5つずつ紹介します。アポ取りが上手くいかず悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。
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この記事の要約・まとめ
Q メールでアポ取りする際のコツは？
A メールでアポ取りするコツは以下の通りです。
一斉送信ではなく、事前リサーチをした上で顧客に合わせた文面・資料を送ると反応率が上がります。
詳しくは「メールのアポ取りのコツ5選」で紹介しているので、気になる方は目を通してみてください。
Q 電話でアポ取りする際のコツは？
A 電話でアポ取りするコツは次のとおりです。
電話をするときは背筋を伸ばして声の大きさやトーンに気をつけて話しましょう。
顔が見えないからと油断していると、態度は相手に伝わり、アポイント成約率も下がります。
電話によるアポ取りを効率的に行いたいなら、営業代行を活用するのも一つの手です。
依頼先を検討するのも手間だと思う方は「営業代行比較ナビ」に相談すれば、営業代行の分野に精通しているプロがいるので、貴社にぴったりな代行会社を提案してもらえます。
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メールのアポ取りのコツ5選
まずはメールでのアポ取りのコツを5つ紹介します。じっくり考えて送れるメリットを活かして、相手に読んでもらえるメールを作成しましょう。
件名の欄に用件を書く
件名に用件を書くと、メールを受け取った相手が瞬時に内容を把握できます。
削除せずに読んだほうが良いメールだと思ってもらうために、件名はよく考えて書きましょう。
例えば「次週の打ち合わせ日程のご相談」や「新製品に関するご提案」といった具体的な件名を設定すれば、相手の興味を引く効果があります。
件名が具体的であればあるほどメールの重要性が伝わり、開封率も高まります。
件名には必ず用件を明確に記載し、相手の関心を引きつける工夫が重要です。
メールした理由を明確に書く
メールの冒頭で、なぜ連絡したのかを簡潔に明示する文章作りが大切です。
明確な理由を書けば、相手の時間を無駄にしない印象を与え、ビジネスの信頼性が高まります。
例えば「貴社の新プロジェクトに関してご相談したい事項があり、メールいたしました」など、具体的な理由を述べると、相手はすぐに内容を理解できます。
相手の関心を引く書き出しにするだけで、返信率アップが見込めます。
候補日を複数提示する
アポ取り成功のためには、複数の候補日の提示も有効な方法です。
複数の候補日を提示すると返信率は上がり、迅速にアポが確定する可能性も高まります。
「以下の3つの日程の中でご都合の良い日をお知らせいただけますでしょうか」といった形で提案すると、相手のスケジュールに合わせやすくなります。
柔軟性を示すと相手に対する配慮も伝わり、良好な関係を築けるはずです。
話を聞きたくなる文章を書く
メールでアポイントを取る際には、相手に話を聞いてもらえるような文章作りが重要です。
具体的なメリットや価値を伝えて、相手の興味を引きましょう。
例えば「貴社の業務効率化に役立つ新しいツールをご紹介したく、ぜひお時間をいただきたいです」といった具体的な提案をすると効果的です。
相手の関心事や課題に触れると、さらに魅力的な文章へと仕上がります。
魅力的な文章の書き方がまったくわからない、と悩んでいる方は以下の記事を参考にしてみてください。
顧客の属性に合わせた資料を添付する
メールに顧客の属性に合わせた資料を添付すると、より具体的なイメージを描いてもらえます。
添付する資料は、適切な内容に絞り込んで1〜2つ選びましょう。
資料の数が多いとストレスになり、読んでもらえなくなる恐れがあります。
例えば、過去の成功事例や顧客の業界に特化した情報を含む資料なら、相手は「自分に関連する情報だ」と感じて興味を持ちます。
適切な資料の添付は、提案の信頼性を増し、アポ取りの成功率アップのために有用な方法です。
電話のアポ取りのコツ5選
電話でのアポ取りのコツも5つ紹介します。
電話で話す際は印象も大切になってくるため、明るいトーンでハキハキ話して相手に良い印象を与えるように心掛けましょう。
先方との過去のコンタクト履歴を調べておく
電話をかける前に、相手との過去のやり取りやコンタクト履歴を確認しておきましょう。
例えば「前回のご提案について追加の情報をお伝えしたいと考えています」といった形で話を切り出します。
相手は「自分を覚えてくれている」と感じ、好印象を持つ可能性がアップします。
事前準備こそが成功の鍵です。成功率を上げたいなら手間を惜しまないようにしましょう。
最初にアポの目的を簡潔に述べる
電話をかける際には、まずアポイントの目的を明確かつ簡潔に述べる工夫が大切です。
「新しいサービスについてご案内したくお電話しました」などと具体的な目的を伝えると、相手は電話の内容をすぐに理解できます。
明確な目的があれば、相手も話に集中できるはずです。
目的を明示すれば相手の時間を無駄にせず、ビジネスとしての信頼性も高まるので、ぜひ心掛けてみてください。
内容を簡潔に伝える
電話でのやり取りは限られた時間で行われるため、内容を簡潔に伝える要約力が求められます。
要点を絞り「新製品のデモンストレーションをお見せしたい」と簡潔に話せば、相手は必要な情報を短時間で理解できます。
長々と話すと相手の関心を失う可能性があるため、シンプルかつ明瞭な説明を心がけましょう。要点を押さえた話し方が成功の秘訣です。
アポイントの日時を具体的に提示する
アポイントの日時を具体的に提示すると、相手のスケジュール調整がスムーズになります。
「今週の水曜日か木曜日の午前中はいかがでしょうか？」といった形で具体的な日時を提案して、相手の考える手間を省きましょう。
具体的な日時を提示すれば、その場でアポを確定できる上にスケジュール管理も簡単になります。
明確な提案が、アポ取りの成功率を高めるコツです。
最後に必ずお礼を伝える
電話の最後には、お礼を伝え忘れないようにしましょう。
「お時間をいただきありがとうございます」といった感謝の言葉を述べると、相手に対する礼儀を示せます。
感謝の気持ちを伝えると相手に良い印象を与え、今後の関係構築にも役立ちます。
お礼の言葉は信頼関係の基盤となるため、アポが取れても取れなくても伝えるのがマストです。
電話をかけると緊張してお礼の言葉も忘れるほど上手く話せない方は、トークスクリプトの用意をおすすめします。
トークスクリプトの作り方は次の記事で紹介しているので、参考にしてみましょう。
営業でアポ取りがうまくいかない3つの原因
最後に、営業で思ったようにアポイントが獲得できない原因を見ていきましょう。
考えられる要因は以下の3つです。
以上のポイントを改善するだけで成功率が上がるはずなので、ぜひ試してみてください。
営業の準備ができていない
アポ取りに限らず、営業成果が上がらない大きな要因の一つが準備不足です。
営業は、アプローチをかけるまでのリサーチや戦略が重要な要素となっています。
テレアポも準備不足で臨むと相手の質問に答えられず、型どおりの営業トークになりかねません。
どのような企業でも、新規で取引するなら信頼できる相手を選ぶはずです。
必要な準備を怠って営業の電話をかけてくるような営業パーソンは、信頼性に欠けるといえます。
アポ取りの時点で相手からの信頼を失ってしまうと、次の商談の段階に進むのが難しくなってしまうのです。
法人営業をしている方は、以下の記事に書いてあるコツも知っておくと良いでしょう。
法人営業のアポイント獲得率を上げたいなら、ぜひ読んでみてください。
相手目線に立てていない
とにかくアポイントを獲得したいという自分の都合ばかりで、相手の目線に立っていないケースも失敗の要因です。
初めて電話をかけてきた相手から一方的にまくしたてられると、相手は心を閉ざしてしまいます。
メールも同様です。商品・サービスについて説明する長文をいきなり送りつけられては、忙しい中で読む気になれません。
成功のキーポイントは、相手の課題を解決するスタンスです。
アポ取りの段階から相手の課題を想定し、解決するための手段として商品・サービスを提示する必要があります。
特に新入社員の場合、アポ取りに適した時間帯を考えずに、自分の手が空いたときにアプローチしているケースが多く見られます。
飲食店に電話するならアイドルタイムを選ぶなど、相手に余裕がある時間を意識してアプローチしましょう。
営業の効率化ができていない
非効率的な方法でアポ取りをしている可能性もあります。
しっかりと準備をおこない、相手目線のアプローチを心がけても結果が出ない人は、効率化の視点で自身の営業を見直してみましょう。
例えばトークスクリプトの作成に時間をかけすぎていませんか？
商品やターゲット層が変わっても、トークスクリプトの基本の型は使いまわしが可能です。
リスト作成において、ニーズの有無をまったく考慮していないケースも考えられます。
電話を1件かけるにも手間と時間がかかるので、リストは分析したうえである程度絞り込むほうが効率的です。
細々した業務を効率化して大切な事前準備に時間を割きたいなら「Sales Platform」を活用してみてはいかがでしょうか。
リスト作成から効果測定まで営業部門の細々した仕事を自動化・効率化できるので、営業の仕事が一気に楽になります。
気になる方は、資料請求だけでもしてみてください。
まとめ｜アポ取りの成約率アップには事前準備が大切
アポ取りをするなら、相手企業のリサーチやトークスクリプト・メールの文面の丁寧な作り込みなど、事前準備に重点を置くと良いでしょう。
事前準備に専念するためには営業メンバーの負担を減らし、営業部門全体の効率化が必要不可欠です。
営業部門の仕事を効率化したいなら、営業ツールの導入も検討してみてください。
「Sales Platform」リストの作成からメールの自動配信、さらに効果分析までプラットフォーム上で簡単にできるので、時間がかかって仕方なかった細々した業務も一気に楽になります。
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アポ取りのコツに関するよくある質問
- アポ取りが上手い人の特徴は？
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アポ取りが上手い人の特徴には、以下の点が挙げられます。
- 相手のニーズや関心を的確に把握し、的確な提案ができる観察力と洞察力
- コミュニケーション能力が高く、相手に対して丁寧で礼儀正しい言葉遣い
- 事前にしっかり準備して相手の業務内容や過去のやり取りを把握
- スムーズな会話
- タイミングや状況に応じた柔軟性と粘り強さ
- 相手の時間を無駄にせず、要点を簡潔に伝えて好印象
アポ取りのスキルを高めたい方は、以上の特徴を1つずつ意識して身につけていってみてはいかがでしょうか。
- アポ取りの成功率を上げるための例文を知りたい
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アポ取りの具体的なやり方はメールと電話で異なります。
抑えるべきポイントは、共通している部分も少なくありません。
以下の記事でメールのアポ取りをするときの具体的な例文を紹介しているので、何を書くべきか迷っている方は参考にしてみましょう。
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