営業プロセスの自動化について解説、ITツールの活用で効率化を実現【DX推進】

2024年2月19日2024年4月1日

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営業を自動化すればどんなプロセスをカットできるの？
営業を自動化させる方法を知りたい

人手やリソース不足に悩んでおり「営業プロセスの自動化を検討したいが、どのような作業が対象なのか」と悩んでいませんか？

結論、営業プロセスの自動化で「営業リスト作成」や「営業効果の分析」など、自社の悩みに沿った作業をカットできます。

自社の課題に合わせた営業自動化ツールを導入すれば、リソース不足や業務の効率化によるDX推進などに役立つでしょう。

本記事では営業プロセスの自動化で効率化できる業務やツール導入のメリット、選定の際の注意点などを解説するため、ぜひ最後までご覧ください。

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リストの作成からメール、電話といった多様な手法によるアプローチと効果分析を、一つのプラットフォームで一貫して実施できます。

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営業プロセスの自動化とは？【ITツールを活用した営業支援サービス】

営業プロセスの自動化とは、ITツールを用いた営業支援サービスを利用することです。

営業支援サービスは、主に以下の3つのツールが該当します。

機能	MA（マーケティング効率化ツール）	SFA（営業支援システム）	CRM（顧客管理システム）
正式名称	Marketing Automation	Sales Force Automation	Customer Relationship Management
活躍するフェーズ	取引前（リード獲得～商談）	取引中（商談～受注）	取引後の継続（受注～）
特徴	マーケティング支援マーケティングをトータルして管理/自動化	営業支援受注までのプロセスをサポート	顧客情報管理顧客との関係構築をサポート
内容	・リードの管理・入力フォームの作成・リードのスコアリングなど	・案件管理・タスク管理・営業活動の効果分析など	・顧客情報管理・問い合わせ管理・顧客情報分析など
メリット	アプローチする顧客をスムーズに特定できる	営業活動全体の分析ができる	顧客を一括管理できる社内で情報共有がしやすくなる
解決できる悩み	マーケティング活動を自動化して他の業務に専念したい	営業活動を効率化して成約数を伸ばしたい	顧客との関係を長く継続したい

MAは、主に取引前のフェーズでマーケティングを支援します。

リード獲得から商談までのプロセスをトータルに管理し、リードのスコアリングや入力フォームの作成などを自動化できれば、アプローチする顧客をスムーズに特定できるでしょう。

SFAは、取引中のフェーズで営業活動をサポートをするものです。

案件管理やタスク管理などを通じて営業プロセス全体を効率的に管理し、成約数を伸ばす手助けをします。

CRMは、取引後の継続フェーズで顧客情報管理を強化するものです。

顧客との関係構築をサポートし、情報や問い合わせ管理などを通じて、顧客との関係を長く継続するための基盤を築きます。

3つのツールを活用して営業プロセスを自動化すれば、社内での情報共有がスムーズになり、全体的な業務改善が期待できます。

また株式会社LiNewの調査によると、71.8%の営業職・事務職が「営業まわりの管理・請求業務をExcel、もしくは類似するツールで管理することに大変さを感じている」と回答しています。

無料ツールは費用面で手軽かつ導入しやすい一方、手間が発生しやすく非効率だと感じやすいです。

自動化ツール導入の主な効果は、以下のとおりです。

生産性の向上
業務の効率化
成約率の上昇
ノウハウの蓄積

成果を出すために自動化ツールを活用すれば、案件に関するあらゆる情報をデータ化し、営業セクションのメンバー全員で共有できます。

営業プロセス自動化ツールでできる5つのこと

営業プロセス自動化ツールの主な機能は以下の5つです。

営業リストの作成
トークスクリプトの作成
営業アプローチ
営業成果の分析
営業コンサルティング

ITツールそれぞれの操作性や特徴には違いがありますが「営業プロセスを効率化する」という目的が同じなため、基本的な機能は共通しています。

営業リストの作成

営業活動には、対象リストの作成が必要です。従来は電話帳を元にしらみつぶしにあたっていったり名刺交換で得た情報を整理したりして、個人的に営業リストを作成していました。

企業がさまざまな情報をインターネット上で公開している昨今、営業リストの作成はある程度自動化ツールに任せられます。

例えばリスト作成ツールでは、Web上に公開されている企業の公式サイトから必要な情報を吸い上げてリスト化が可能です。

営業リストの基本項目は、以下の通りです。

企業名
業種/業態
住所
責任者名
電話番号など

またより精度の高い営業リストにするには、以下が求められます。

従業員数
売上高
担当部署と責任者
担当者へ届くメールアドレス
自社製品やサービスとの親和性など

作成したリストを基準として「いつ誰がアプローチしたか」「反応はどのようなものであったか」など、営業活動の経過を記録しましょう。

リスト作成ツールや営業セクションメンバーの持つ情報などで、必要項目を補強すると充実したリストを作成できます。

営業リストの作成ツールに興味のある方は以下の記事も参考にしてください。

関連記事：おすすめ営業リスト作成ツール比較8選！選ぶポイントや注意点を解説

トークスクリプトの作成

トークスクリプトとは、営業活動において「対象者に何をどう伝えていくのか」を記したマニュアルです。営業の台本と言い換えてもよいでしょう。

トークスクリプトは、対象者とのアクセス手法（電話なのか対面なのか）や、興味の段階に合わせて複数必要です。またトークスクリプト自体も、相手の返答によって枝分かれしていく構造を取るケースがあります。

トークのゴール地点がアポイント獲得なのか、資料請求なのか、目的によっても内容は変わってくるでしょう。

一からトークスクリプトをつくる場合には、自動作成ツールの活用が便利です。ツールの質問に回答・入力していくだけでトークスクリプトの形に整えてくれるので、実践投入がしやすいです。

さらに「断られたとき」「すでに使っている・他社に興味があると言われたとき」など、相手の反応に合わせて複数のパターンを作成できます。

トークスクリプトの作成後は、営業担当者がすべてのパターンを身に付けられるのが理想です。

電話によるアプローチの場合、会話しながらトークスクリプトをフローチャート形式でチェックできるようにしておくと、営業活動の際に役立つでしょう。

営業アプローチ

営業アプローチには、以下の手法があります。

電話営業
人脈営業
訪問営業
メール営業
フォーム営業
セミナー開催
交流会・紹介
展示会・見本市など

どの営業アプローチを活用するのかを決定するには「自社製品のニーズがどこにあるのか」「どの層にアプローチしたいのか」を明確にしておくのが重要です。

潜在ターゲットを絞り、どの手法が効果的か検討し、採用する手法を決定しましょう。

営業プロセスの自動化サービスには、メール営業を得意とするものや、交流会やセミナーの主催をサポートしてくれるものなどがあります。

また電話営業のアウトソーシングは、一般的な自動化サービスといえるでしょう。

「営業パーソンが足りずアプローチに手が回らない」「クロージングが得意な人材が多くリード数が欲しい」などの悩みを抱えるセクションでは、営業プロセスの自動化により成約率・成約数の向上が期待できます。

営業成果の分析

SFAへ営業活動の状況や結果を入力すると、商談獲得率や成約率など、現在の営業プロセスの成果を詳細に分析できます。

営業パーソン一人ひとりの結果のみならず部署全体での数値がみえるので、予実管理に役立つのがメリットです。

営業プロセスの自動化ツールでは、数値やデータをグラフ化してわかりやすく表示させられるので、営業セクションにデータ分析チームを置く必要がありません。

レポート出力によって、SFAに集約されたデータを営業セクションの行動判断や上層部での経営判断に役立てられます。

またデータに基づいて予実管理すると、営業パーソンに実現不可能なノルマを課したり、必要以上のプレッシャーをかけたりすることもありません。

営業パーソンもデータに裏付けされているノルマであれば、不満を持ちにくいでしょう。

営業コンサルティング

「自社の営業スタイルを確立したい」「営業プロセス自動化ツールの活用事例が知りたい」などのケースは、営業コンサルティングから支援を受けるのがおすすめです。

営業コンサルティングは、以下について自社の事情に沿った的確なアドバイスがもらえます。

営業戦略相談
若手の育成支援
新規クライアントの開拓方法
営業マネジメントツール・SFAツールの導入支援など

営業コンサルティングによって営業部署が成長すれば、いずれ自社内だけでPDCAを回せます。一時的にコストが必要だとしても、導入の価値はあるでしょう。

営業コンサルティングの料金体系と費用相場は、主に以下の通りです。

料金体系	費用相場	選ぶべき人
定額制（顧問制）	月額 20〜50万円程度	中長期間しっかりとコンサルティングを受けたい
時間制（スポットコンサル）	1時間あたり5千〜10万円程度	少しでもコストを抑えたい
成功報酬型	契約内容に依存（成果に対する一定のマージン）例：売上増加分の5%〜20%	信頼のおけるコンサルティングか試したい
ハイブリッド型	・固定料金の部分は顧問制の相場に準ずる・成果報酬の部分は契約内容や目標の達成度によって大きく変わる	固定料金+成果報酬で量・質どちらも担保していきたい

目的に合わせてコンサルティングのタイプを選びましょう。

「充実したサポートも一緒に受けたい」「リソースが足りないけれど将来的には自社内で完結したい」と考えている場合も、営業コンサルティングが最適です。

営業プロセスを自動化する3つのメリット

営業プロセスを自動化して得られるメリットは以下の3つです。

営業リソースを大幅に増やせる
社内担当者の手が空く
営業効率が高まる

営業担当者が日頃行っている業務を整理し、自動化ツールで補強できるものはないか検討しておくと、無駄なく活用できるでしょう。

営業リソースを大幅に増やせる

自社の営業部門に足りていない部分を、営業プロセス自動化ツールで補えます。

例えば営業担当者がリスト作りを兼任していたとします。単純に仕事が増えるため、いざアポイントが取れて商談が増えた際にリスト作成が間に合わない可能性があるでしょう。

案件が落ち着いた頃にリスト作りを再開したとしても、仕事量が減るわけではなく、負担が増えてしまいます。

「リードが足りない」「常にリストが不足している」などの課題があるなら、営業リスト作成ツールの活用がおすすめです。

またリストづくりに必要な知見と、商談に必要なスキルとは異なるため、営業のスペシャリストを育てたい場合には、成長が鈍化してしまうリスクもあります。

営業リストの作成はツールや専門サービスに任せ、案件化したあとに自社の営業パーソンが担当する仕組みにするのがおすすめです。

十分なリソースが得られて成長のスピードが速まるため、結果として売り上げ増加につながります。

社内担当者の手が空く

社内担当者の手が埋まっており以下の課題があるなら、書類作成もフォローできるSFAや営業代行の利用を検討しましょう。

書類作成に時間を取られ訪問数が少ない
報告準備のため締め日近くは外回りができない
帰社時間を考えてルートを組むため商圏が小さい

書類作成機能のあるツールなら、見積書や請求書などを必要項目の入力だけで作成できます。

また手書きの日報から月ごとの報告書を作成していたのであれば、日々の営業活動をSFAに入力するだけで任意の項目を抽出したレポート出力も可能です。

「営業は帰社して報告」などのルールも、SFAの導入後は必要ありません。帰社時間を考慮せずルート構成できれば、今まで対象外だった地域・業態にも営業先が広がるでしょう。

また本格的に商圏を広げたい場合は、営業代行サービスの活用がおすすめです。

エリアでの採用や出張費などのコスト増に臆することなく、商圏拡大が実現できます。

営業効率が高まる

SFAに営業活動のデータを蓄積し分析を進めれば、より効率的な営業プロセスを再構築できます。

例えば成約率が10％の場合、営業担当者は10件中1件しか受注できていません。しかし成約率70％の営業プロセスが構築できれば、3件断られることはありながらもコンスタントに成功を得られるでしょう。

営業効率が高まると、売り上げの増大とともに営業パーソンのモチベーションを高く保てます。結果的に営業セクション全体の質の向上やハイレベル人材の流出防止が可能です。

また営業プロセスをサポートするAIが搭載されているSFAであれば、より的確なタイミングで営業活動の展開ができます。営業AIは、失注リスク防止や次のプロセスに進むタイミングの通知などを行ってくれます。

ベテランの勘に頼っていた部分を任せられるので、ノウハウ不足やスキル継承に悩みを持つ組織におすすめです。

営業プロセス自動化ツールを導入する際のポイント5選

営業プロセス自動化ツールを導入する際に、気をつけたいポイントをは以下の5つです。

担当者が使いやすいものを選ぶ
機能が充実しているものを選ぶ
サポート体制のあるものを選ぶ
業者と共有できるプラットフォームを選ぶ
費用感があっているものを選ぶ

自動化ツールは効率化やコスト削減などが期待できますが、選び方を間違えると十分に活用できないまま終わる可能性があります。

初期費用をかけてツールを導入しても、営業担当者に意義が共有されず活用されなければ、失策となるでしょう。

担当者が使いやすいものを選ぶ

ツールを実際に使うのは、営業セクションの担当者です。

SFAや営業プロセス自動化ツールが実際に使用する人にとっても魅力的であるかどうか、慎重に検討しなくてはなりません。

現在の営業プロセスとツールの目指すプロセスが乖離していると「理解できない」「使いこなせない」という可能性があります。

新しいツールは、利用方法がイメージしやすいものを選びましょう。営業プロセスをブラッシュアップしてくれたり、一部を自動化してくれたりする機能を搭載していると良いです。

複数の候補がある場合は、資料請求や無料版を導入して利用者の意見を参考にしましょう。

またパソコンでの見え方とスマートフォンでの操作方法を実際に試しておくのも大切です。実際に操作してみれば「外出先でスマートフォンから入力しようとしたら問題がある」「年配者からの評価は低い」などの課題が見つかります。

機能が充実しているものを選ぶ

複数の課題がある場合、さまざまなツールを導入しようと考える会社もあるでしょう。しかし複数ツールの導入は避けたほうが良いです。

複数のツールを使うと、リスト作成のたびにエクスポート・インポートの必要があったり、何度も画面を切り替えたりしなくてはならないなど手間がかかります。

複数の課題解決が必要な場合は、最初から欲しい機能がすべて揃っているものを導入するのがおすすめです。

さらにカスタマイズ可能なツールであれば、利用していく中で自社に最適なツールへと進化させられます。定期的に営業担当者の意見を吸い上げ、画面構成を見直や機能の取捨選択をしましょう。

「Sales Platform」なら、営業プロセスをトータルしてサポートしてくれます。SFAやMAも包括しているため、情報の分散を懸念する必要はありません。リモート商談機能も備わっているため、商談もスムーズに行えます。

複数のツールを避けてコストを抑え、ひとつのツールに情報を抑えたい場合は「Sales Platform」の導入がおすすめです。

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サポート体制のあるものを選ぶ

ツールを導入後は、スムーズに稼働できるようサポート体制があるものを選びましょう。

慣れない操作への指導や「こういうことがしたいのだけど、どうしたらよいのか」といった問い合わせに社内リソースが取られては、ツール導入のメリットが半減します。

サポート内容は、以下をチェックしておくと安心です。

サポート手段がメールのみなのか
電話・チャットなどでオンタイムのサポートが受けられるのか
画面を共有してのオンライン操作が可能か
問い合わせへの対応時間は自社の営業時間とマッチしているか

営業プロセス自動化ツールのなかには、定着・稼働まで担当者をおいてサポートしてくれるものもあります。

営業セクションのメンバーのITリテラシーを確認し、どのレベルのサポートが必要なのかを確認しましょう。

業者と共有できるプラットフォームを選ぶ

営業セクションを育てる余裕のない組織にとって、営業代行サービスは魅力的です。

すでに第一線で活躍している営業パーソンが業務を担ってくれるので、即効性が高い自動化サービスといえます。

しかし営業活動を代行サービスへ任せきりにしていては、いつまでも営業ノウハウや知見が自社に蓄積されません。代行サービスの継続的な利用は、営業利益を圧迫するでしょう。

対策としては代行サービスにかける費用と効果を計測し、中長期的なプランで自社の営業セクションを育てると良いです。

代行サービスは、以下の視点で選定するのがおすすめです。

代行サービスがどの企業にどのようなアプローチをしたか
営業プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認できるプラットフォームがあるか
営業ノウハウの開示を受けられるかなど

将来的には自社のみで営業活動ができるよう、業者と共有可能なプラットフォームを選んでください。

費用感が合っているものを選ぶ

営業プロセス自動化サービスやツールの利用料は、提供スタイルによってさまざまです。

例えば営業代行にかかる費用の例を参考にしてみましょう。

電話営業（テレアポ）	100～300円 / 1コール
訪問営業	2～3万円 / 1日
営業戦略の立案（コンサルティング）	10～30万円 / 月 ※1年間の契約であることが多い
市場調査	500～1,000円 / 1社
メール代行	10～100円 / 1通
お問い合わせフォーム送信代行	10～50円 / 1件
リスト作成	10～30円 / 1名簿
トークスクリプト作成	5万円前後 / 1本 ※他の代行とセットで無料になる場合が多い

一般的に買い切り型・インストール型のソフトよりも、クラウド型が価格を抑えられます。

クラウド型サービスが価格を抑えられるのは、コンピューターシステムやネットワークを支える物理的な設備や装置を自社で準備する必要がなく、初期設備投資を大幅に削減できるからです。

さらにクラウドサービスの提供者がサーバーのメンテナンスやソフトウェアの更新を行うため、ユーザー側のメンテナンスコストも削減可能です。

一般的な提供スタイルのほかにも、初期費用が無料で利用量に応じて課金されるものや、月額定額制で利用人数に応じて利用料を算出するものなどがあります。

いずれの料金体系でも、例えば3年・20人で利用する場合には月あたりどのくらいの料金なのかなど、基準を設けて比較するのがおすすめです。

長期間の使用が予測されるなら、買い切り型・インストール型のほうが月あたりのコストは低い可能性があります。

またツールによって効率化できる作業量や余剰時間を予測して、費用に見合っているかどうかも確認ししましょう。コストに見合わないのであれば、ツールを導入する意義が薄れてしまいます。

無料ツールやトライアウト期間を上手に活用して、費用対効果を測定しておくのがおすすめです。

営業自動化に役立つおすすめツール6選

営業自動化におすすめなツールは、以下の6つです。

サービス名	運営会社	特徴	料金	得意な業界	実績
Sales Platform	株式会社アイドマ・ホールディングス	・営業支援ツールと営業代行スタッフがセットになったサービス・リスト作成、アプローチ、マーケティング、分析まで営業活動のすべてを支援	全業界	内容によって決定	9,600社以上
SATORI	SATORI株式会社	・質の高い見込み顧客獲得に強み・導入が簡単ですぐに運用開始できる	・初期費用：330,000円・月額費用：162,800円	・IT ・広告・小売・その他全業種	1,500社以上
Approach DAM	株式会社NIコンサルティング	・見込み顧客の獲得から育成までサポート・顧客データと見込み度を見える化・無料トライアルあり	月額1,100円／1ユーザー	全業界	10,000社以上
Mazrica Sales	株式会社マツリカ	・自動データ入力機能で顧客情報を効率的に管理・モバイルアプリ対応・無料トライアルあり	・Starter：月額27,500円～・Growth：月額110,000円～・Enterprise：月額330,000円～	全業界	非公開
GeAIne	エッジテクノロジー株式会社	・問い合わせフォーム・企業メールを使用したメール営業・企業ごとに適したリストをAIで抽出・トライアルプランあり（3日間限定）	・基本プランビジネス：40,000円／月スタンダード：67,500円／月ハイエンド：80,000円／月・営業リスト付きプランビジネス：70,000円／月スタンダード：121,500円／月ハイエンド：160,000円／月 ※すべてのプランにおいて別途初期費用あり	全業界	非公開
e-セールスマネージャー	ソフトブレーン株式会社	・案件や顧客、日報などの管理を簡易化・スマホアプリに対応	・スケジュールシェア：月額3,000円／1ユーザー・ナレッジシェア：月額6,000円／1ユーザー・スタンダード：月額11,000円／1ユーザー	全業界	5,500社以上