人事業務を外注するメリットとデメリット！おすすめアウトソーシング3選あり

人事業務を外注したい
人事業務アウトソーシングのデメリットは費用がかかるだけ？

結論、社員がコア業務に専念できる環境を作るなら、人事業務アウトソーシングの利用をおすすめします。社内で行っている人事労務関連の業務を外注先に委託できるので、人手不足解消に非常に有効です。

本記事では人事業務を外注するデメリットや選び方、おすすめのアウトソーシングサービスも紹介しているので、ぜひ一読してみてください。

なお自社に人事の業務ノウハウを残しつつ、業務を外注したいなら「Crowd Members」を検討しましょう。自社内にリモートワーカーの組織構築・運用ができるため、業務作業は外注しつつ、運用の履歴や業務プロセスなどが残せます。

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この記事の要約・まとめ

人事業務を外注する4つのデメリット

人事業務の外注は業務を効率化できるメリットがある一方、デメリットも存在します。

人事業務の外注に限った問題ではありませんが、社内にノウハウがない・個人情報の漏洩といった問題は大きなリスクになり得ます。

社内に人事ノウハウが残りにくい

業務を外部に委託すると、自社の社員の中で業務についてのノウハウが蓄積されません。とくに採用などの組織の根幹に関わる業務に自社の社員が対応できなくなってしまうのは、非常に危うい状態といえるでしょう。

スムーズにアウトソーシングができている時は問題に気づきませんが、なんらかの事情で突然外注先との取引がストップしてしまう可能性があります。

新たな外注先が円滑に業務を進められるようになるには、時間がかかります。自社の社員に人事ノウハウがないと、いざというときに業務が滞るかもしれません。

リスクを回避するためには、外注化を計算などの定型業務に限定するといった線引きが重要です。よりコアな業務にアウトソーシングを入れる場合でも、自社の社員も必ず一人は業務に関わるようにし、確実に社内にノウハウを残しましょう。

また「人事ノウハウを残しつつ業務は外注したい」という場合は「Crowd Members」がおすすめです。自社内にリモートワーク組織を構築するため、業務を完了するまでのプロセスを自社内に残せます。マネジメントコストはかかりますが、情報資産が蓄積できる分、コスト以上の恩恵が受けられるでしょう。

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費用が増える場合がある

外注化は上手に活用すればコストを削減できますが、無計画に行うと人件費が高くなる可能性があります。

最初は安価なサービス内容で依頼して効果を実感したところで、費用の高いプランを提案されるケースもあるでしょう。費用対効果が見合っていれば問題ありませんが、検証せずにサービスを継続していると、無駄な費用を払い続けなくてはなりません。

まずは外注の予算をしっかりと決めましょう。「デジタル技術の導入する」など外注以外の効率化の選択肢も検討し、必要な分だけを委託するのが大切です。

情報漏洩のリスクがある

人事業務の外注化でとくに注意すべきなのが、情報漏洩です。外注すれば、社外の人間に個人情報などを渡さなければいけません。もし情報漏洩が起これば、以下のような問題が発生する恐れがあります。

• 倒産する
• 賠償金が発生する
• 罰金・懲役が発生する
• 優秀な人材が離職する
• 社会的信用が低下し顧客が離れる
• 事後対応に人員や費用が割かれる

人為的ミスを防ぐためにも、業務のフローとルールを明確にし、外注先企業ともきちんと共有するようにしましょう。外注先の事業者を決定するときには、信用性を重視して選ぶのが大切です。

近年ではクラウド型の人事システムが急速に普及しています。人事のアウトソーシング事業者もシステムを活用する機会が増えているので、相手側のセキュリティ対策をしっかりと確認してから依頼するようにしましょう。

情報の一元管理が困難になる

業務の外注化には、情報管理の難しさという問題がつきまといます。本来は、外注先企業とデータベースを共有するのが理想的です。しかし個々のファイルでやり取りするのであれば、情報がバラバラになり一元管理が困難となるでしょう。

現在はどの分野でも社内の情報を一元管理し、戦略的に活用するのが主流です。とくに人事部門であれば、以下のような情報が一目でわかるようなシステムを用いて、総合的な人事計画を立てるタレントマネジメントが注目されています。

• 全社員の能力
• 実績
• 適性
• キャリアプラン

外注化のために人事データを分割してしまうと、時代の流れに乗り遅れてしまうかもしれません。

データ分割の対応策として、クラウドサービスに対応したサービスを活用するのもおすすめです。クラウドサービスはインターネット環境さえあれば社内外どちらでもサービスを利用できるため、委託先とのデータ共有がしやすくなります。

人事業務を外注する5つのメリット

人事業務の外注で得られるメリットは以下の5つです。

外注には人事業務のクオリティが上がる他、法律や社会保険制度の改正にスピーディーに対応できるなど、多数のメリットがあります。

人員不足に対応しやすくなる

外注化の一番のメリットは、人手不足の解消です。新たに人を雇って教育する時間もコストもかけずに、必要な分だけをすぐに人事のプロに任せられます。

とくに人事業務は、繁忙期と閑散期で業務量に波があるのが問題です。新卒採用の時期や給与支給日の前後などは、業務量が一気に増大します。

繁忙期だけ外注を依頼するようにすれば、自社の社員は最低限の人数で業務を回せるようになります。

時期によって外注量を調節する場合は、給与計算のような定型作業を任せるとよいでしょう。外注を検討する前には、依頼する作業の洗い出しを行うのが大切です。

クオリティの高い人事業務が可能になる

人事業務を外注化すれば、作業の質向上が期待できます。人事業務のプロフェッショナルが対応してくれるため、自社にはない専門的なノウハウと最新の知識が学べます。

人事は採用や社員教育など、会社の将来を大きく左右する重要な業務です。そのため社外のプロを投入すれば、会社組織全体のレベルアップが見込めます。

さらに外注先の企業が人事コンサルタントのような役割を果たすので、自社の人事部門の社員の意識も高まるでしょう。

業務を効率化させられる

人事業務の外注が決まった時点で、業務の効率化は始まっています。外注する業務を考える際は不要な業務に気づいたり、デジタルツールの導入に踏み切ったりできるからです。

また外注した場合は、アウトソーシング企業から効率のよい人事業務の回し方などを学べます。外注を機により優れた人事システムの構築を手がけ、外注先の担当者からアドバイスをもらうのも有効です。

アウトソーシングで業務を効率化したいなら「Crowd Members」でリモートワーカーに依頼するのもおすすめです。人事代行の企業に依頼するより費用が抑えられます。

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より重要な業務に専念できる

外注のサービスをうまく活用すると、自社の社員はより重要な業務に時間を割けます。

計算などの定型業務は外注先企業に任せ、社員は採用面接や研修の企画といったコア業務に集中するといった分業が可能です。外注する業務の内容によって料金も変動するので、より簡単な業務だけを外部の事業者に依頼するようにすれば、コスト面も安く済みます。

また自社の社員がコア業務に全力で取り組めれば、有益なノウハウを多く得られます。会社運営の核ともいえる役割を果たす人事部門において、社内に必要な人事ノウハウが蓄積されていくのは非常に重要なポイントと言えるでしょう。

法改正に対応しやすくなる

人事業務をプロフェッショナルに外注すれば、法改正にタイムリーに対応できます。労働基準法や社会保険制度など人事に関わる法制度は、時代に合わせて頻繁に改正を繰り返しています。

人事に関わる社員は、常に知識をアップデートして社内の制度を変更しなければなりません。しかし法改正への対応は、担当する部署や社員にとって大きな負担です。

一方人事業務のアウトソーシング事業者であれば、関連する法改正に常にアンテナを張り巡らしています。外注先企業の知識をうまく利用して社内の問題に対処していけば、中小規模の企業でも常にタイムリーな対応が可能です。

人事業務の外注先を選ぶ際の3つのポイント

人事業務のアウトソーシングサービスは、企業だけでなく個人で請け負っている場合もあります。

どのようなサービスが自社に適しているかはケースバイケースですが、今回は以下の3つの選定ポイントを見ていきましょう。

過去の実績をチェックする

まず過去の人事業務のアウトソーシング実績について確認してください。具体的な業務経験を説明してもらえば、自社で依頼したときの具体的なイメージが掴みやすくなります。

業務内容だけではなく、過去に取引した会社の企業規模や業種も確認しておきましょう。例えば給与計算や社員研修といっても、会社の規模や業種によって実際の業務内容は大きく異なります。

できるだけ自社に近い会社との取引実績がある事業者を選べば、スムーズなアウトソーシングが可能です。

また実績として過去の取引先の社名を出しているなら、相手先企業から信頼を得ている証です。一つの目安として、実際の取引先企業名について尋ねてみるのもいいでしょう。

事前に料金体系を確認する

料金体系の確認は非常に重要です。事前に依頼する業務内容や予算を明確にしておきましょう。

アウトソーシング事業者は、さまざまなサービスやパッケージプランを用意している場合が多いです。勧められるままに契約してしまうと、結果的に無駄に費用がかかる可能性があります。

まずは自社の希望の条件を提示して、業務内容や件数による基本料金の見積を出してもらいましょう。条件によっては、よりお得なプランが見つかるかもしれません。

たとえば長期で依頼したい場合は、半年契約プランや1年契約プランなどのほうが割安になる場合があります。資料をよく読み込んで、コストやサービス内容をしっかりと比較しましょう。

情報管理体制を把握する

リスク回避のために最も重要なのが、外注先企業の情報管理体制のチェックです。外注先企業の落ち度で漏洩が起きた場合でも、被害者に対して責任を取るべきなのは依頼した企業側です。

情報管理体制が整っている外注先企業かどうか見極めるためには、以下の項目を厳重にチェックしましょう。

• システム
• 資料の保管状況
• ITネットワークのセキュリティ対策

人事部門のアウトソーシングは採用に関わる場合もあり、社内外の個人情報も扱わなければいけません。テレワークの普及により、外注先企業も十分に担当者の作業環境などを管理できていない場合もあります。

情報漏洩があれば、自社の社会的信用を大きく損なうリスクがあります。今後の経営に悪影響を及ぼさないよう、厳重に情報管理体制を把握しておきましょう。

人事業務代行サービスおすすめ3選

「メリットや探し方はわかったが、どのサービスが合っているのかわからない」という方のために、おすすめの人事業務代行サービスを3社紹介します。

サービス名	特徴	主な対応業務	参考料金	運営会社	公式サイト
Crowd Members	・リモート会議ツールが使い放題 ・リモートワーク求人媒体が使い放題 ・採用計画の立案から運用までコンサルティング	外注したい業務内容に対応	要確認	株式会社アイドマ・ホールディングス	https://crowd-members.jp/
NOC アウトソーシング ＆コンサルティング 株式会社	・1,000社を支援した30年の実績 ・現場視点でのコンサルティング ・管理部門（人事・総務・経理）に対応	・給与計算 ・労務管理 ・企業型確定拠出年金（DC）	要確認	NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社	https://www.noc-net.co.jp/
給与PRO	・給与計算業務に特化 ・プライバシーマーク取得済 ・最新の労働法・社会保険制度に対応	・給与計算業務全般 ・勤怠管理 ・経理業務（請求書発行など）	【初期導入費用】 ・初期設定費用：50,000円〜 ・社員情報登録：300円/人 ・経過月データ登録：200円/人・月 ※CSVなしの場合 【給与計算代行業務】 基本料金：13,000円〜	株式会社シスプロ	https://www.kyuyo-pro.com/

サービスごとに特徴が異なるため、外注したい業務内容などを元に自社に合ったサービスを検討してください。

業務ノウハウを残すなら「Crowd Members」

特徴	・リモート会議ツールが使い放題 ・リモートワーク求人媒体が使い放題 ・採用計画の立案から運用までコンサルティング
主な対応業務	外注したい業務内容に対応
参考料金	要確認
運営会社	株式会社アイドマ・ホールディングス
公式サイト	https://crowd-members.jp/

「Crowd Members」は、リモートワーカーの組織構築や運用を支援するサービスです。外注する業務の切り出しから運用までコンサルタントがサポートし、リモートワーカーの活用ノウハウを企業にインストールします。

自社内に構築する分、業務を委託しつつも、業務プロセスや運用ノウハウを自社に蓄積できるのが強みです。セキュリティや品質に関しても、情報管理や品質チェック体制を構築から支援するため、安心してリモートワーカーを導入できます。

「自社に業務プロセスを残したい」「セキュリティ体制までしっかりと把握したい」という企業は、ぜひ導入を検討してみましょう。

Crowd Members導入事例

課題：社内リソース不足

成果：業務にかかるコストが3分の1程度に抑えられた

「専門の知識をもつ経験者もいらして、こちらがアドバイスをいただいてしまうこともあります」

参照：Crowd Members

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人事以外の業務も外注するなら「NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社」

特徴	・1,000社を支援した30年の実績 ・現場視点でのコンサルティング ・管理部門（人事・総務・経理）に対応
主な対応業務	・給与計算 ・労務管理 ・企業型確定拠出年金（DC）
参考料金	要確認
運営会社	NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社
公式サイト	https://www.noc-net.co.jp/

「NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社」は、人事・総務・経理に幅広く対応するハイブリッドアウトソーシング会社です。1,000社の人事・総務・経理部門を支援してきたノウハウを活かして、コスト削減や業務効率化をサポートします。

現場運用を丁寧にヒアリングし、運用体制の提案や優先順位の高い業務の外注化を行うため、企業ごとに最適化された業務体制が構築できます。

さらに30年のノウハウを元に独自開発したシステムを使用し、導入から運用後の設定変更アシストまで一貫したサポートを可能にしました。

人事以外の業務も一貫して外注したい企業におすすめできるサービスです。

NOCアウトソーシング＆コンサルティングのサービス導入事例

課題：社員をコア業務に集中させたい

成果：一次対応に総務部の社員が手を割く必要がなくなり、コア業務に集中できるようになった

「導入から2年が経ちますが、委託している業務についてはサービスレベルも安定し、ほとんど問題なくお任せできるようになりました」

参照：NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社

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給与計算・勤怠管理のみを外注するなら「給与PRO」

特徴	・給与計算業務に特化 ・プライバシーマーク取得済 ・最新の労働法 ・社会保険制度に対応
主な対応業務	・給与計算業務全般 ・勤怠管理 ・経理業務（請求書発行など）
参考料金（税抜）	【初期導入費用】 ・初期設定費用：50,000円〜 ・社員情報登録：300円/人 ・経過月データ登録（CSVなしの場合）：200円/人・月 【給与計算代行業務】 基本料金：13,000円〜 ※1名あたりの月額料金は、サービスを利用する企業の従業員数によって変動
運営会社	株式会社シスプロ
公式サイト	https://www.kyuyo-pro.com/

「給与PRO」は給与計算に特化した専業アウトソーシング会社で、専門性の高いサービスを提供しています。徹底的に無駄を排し、作業効率を高めることで低価格を実現。社員数50名と仮定した試算では、自社作業より約45％コスト削減という結果が出ているほどです。

低価格なサービスではありますが、セキュリティやサービス品質はしっかりとしており、プライバシーマークの取得や社労士との連携などを行っています。

「徹底的にコストを削減したい」「給与計算業務のみを外注したい」と考えるなら「給与PRO」を検討しましょう。

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まとめ｜人事業務を外注してコア業務に集中しよう

今回は人事業務の外注についてメリット・デメリットからおすすめ3選まで解説しました。

人事業務を外注すれば、繁忙期にも円滑に業務を回せるようになります。さらに自社の社員をコア業務に集中させ、人事部門や会社全体のレベルアップも可能です。

どのアウトソーシングサービスにするか迷っているなら、もう一度「人事業務代行サービスおすすめ3選」をご覧ください。

なお人事業務のノウハウを残しつつ、外注したいなら「Crowd Members」がおすすめです。自社と密接に連携したリモートワーカー組織が構築できるため、業務プロセスなどを残しつつ、給与計算などの単純業務を外注できます。

複数のサービスをしっかりと比較して良い外注先企業とめぐり合えれば、自社の成長につながります。

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人事業務の外注に関するよくある質問

人事アウトソーシングとは？

人事業務アウトソーシングとは、社内で行っている人事労務関連の業務を外注先に委託できるサービスです。

主に以下の業務を委託できます。

• 経理
• 営業
• 秘書
• 総務
• 人事
• 採用

人事業務の外注（アウトソーシング）サービスの費用相場は？

依頼内容や従業員数により変動がありますが、目安としては以下の通りです。

【従業員数50人の場合】

• 給与計算：4万円程度〜
• 勤怠管理：2万円程度〜
• 採用：10万程度〜
• 年末調整：10万円程度〜

人事アウトソーシングの大手はどこですか？

「LEGGENDA」が人事アウトソーシングの中では大手といってよいでしょう。

「NTT西日本」や「JCB」「富士通」など大手企業の業務を手がけた実績を持っており、安心感があります。